Cara Memotivasi Karyawan secara Lebih Efisien dan Efektif

Untuk memaksimalkan motivasi tenaga kerja, para manajer harus memiliki fleksibilitas. Karyawan pria lebih mementingkan otonomi dalam pekerjaan mereka dari pada karyawan perempuan. Sebaliknya, karyawan perempuan lebih mementingkan kesempatan untuk belajar, jam kerja yang nyaman dan fleksibel, serta hubungan antar pribadi yang baik. Mempunyai kesempatan untuk mandiri dan mendapatkan pengalaman yang berbeda adalah penting bagi para karyawan yang memiliki Gen Y, sedangkan para pekerja yang lebih tua mungkin lebih tertarik pada pekerjaan yang sangat terstruktur.

Para manajer juga harus menyadari bahwa apa yang memotivasi seorang ibu (yang single parent) dengan dua tanggungan anak dan bekerja secara purna waktu untuk menghidupi keluarganya adalah sangat berbeda dengan kebutuhan seorang karyawan paruh waktu, atau karyawan yang lebih tua yang bekerja hanya untuk melengkapi pendapatan pensiunnya dan mengisi waktu di sisa hari tuanya. Imbalan dengan komposisi yang beragam diperlukan untuk memotivasi karyawan dengan kebutuhan kebutuhan yang berbeda seperti itu.

Berikut adalah beberapa contoh program pengaturan kerja yang fleksibel, yang telah diimplementasikan pada sejumlah organisasi sebagai bentuk respon perusahaan terhadap kebutuhan dari para tenaga kerjanya yang beragam:

• Pekan kerja yang dipadatkan (compressed work week), yaitu pekan kerja dimana para karyawan bekerja dengan waktu yang lebih lama dalam sehari. Tetapi dengan hari yang lebih sedikit dalam seminggu. Pengaturan yang paling umum adalah empat hari kerja dengan 10 jam per hari.
• Jam kerja yang fleksibel (flextime), yaitu sistem penjadwalan dimana para karyawan dituntut untuk bekerja dengan jumlah jam tertentu setiap minggunya, tetapi bebas mengatur jam-jamnya dalam batasan tertentu. Dalam sistem penjadwalan ini, ada beberapa jam inti tertentu yang berlaku umum dimana semua karyawan diharuskan untuk bekerja, namun waktu untuk memulai, mengakhiri, dan makan siangnya bersifat feksibel sesuai kebutuhan masing-masing karyawan. 
• Pembagian kerja (job sharing), yaitu memiliki dua atau lebih orang yang membagi pekerjaan purna waktu. Di Inggris, McDonald's mengurangi ketidakhadiran karyawan di beberapa restorannya melalui suatu sistem yang dinamakan "Kontrak Keluarga". Dengan sistem ini, keluarga dekat dari karyawan dapat saling menggantikan untuk bekerja shift.
• Penggunaan teknologi informasi (telecommuting), yaitu para karyawan bekerja di rumah dan terhubung ke tempat kerja dengan komputer dan modem. Sebagai contoh, sekitar 40% dari tenaga kerja IBM tidak memiliki ruang kantor secara fisik, bahkan di Sun Microsystems, hampir 50% karyawannya bekerja dari luar kantor.

Memotivasi Para Profesional

Pekerja profesional berbeda dengan pekerja non profesional. Mereka memiliki komitmen yang tinggi dan jangka panjang terhadap bidang keahlian mereka. Agar selalu mengetahui perkembangan terbaru di bidang mereka, mereka akan terus memperbaharui pengetahuannya, dan karena komitmen mereka terhadap profesinya, mereka jarang mendefinisikan jam kerja mereka dari jam 8 pagi sampai jam 5 sore, dan juga tidak ada istilah lima hari dalam seminggu.

Yang memotivasi pekerja profesional adalah bukan uang dan promosi. Uang dan promosi biasanya berada di urutan bawah dalam daftar prioritas mereka. Pekerja profesional cenderung dibayar mahal, dan menikmati apa yang mereka kerjakan.

Pekerja profesional cenderung memprioritaskan tantangan pekerjaan. Mereka suka menangani masalah dan mencari solusi. Pekerja profesional juga menghargai dukungan. Mereka ingin orang lain berpikir bahwa apa yang mereka kerjakan adalah penting. Para profesional cenderung fokus pada pekerjaan mereka sebagai pusat minat mereka, sedangkan para non profesional biasanya memiliki minat lain di luar pekerjaan mereka yang tidak terpenuhi di tempat kerja.

Memotivasi Karyawan Tidak Tetap

Karyawan tidak tetap tidak memiliki keamanan atau stabilitas seperti yang dimiliki oleh karyawan tetap, dan mereka juga tidak mengenal organisasi atau tidak memberikan komitmen seperti yang dilakukan karyawan tetap. Karyawan tidak tetap juga biasanya hanya mendapat sedikit atau bahkan tidak mendapat tunjangan seperti kesehatan atau pun jaminan pensiun.

Bagi sekumpulan kecil individu yang memang lebih menyukai kebebasan dari status tidak tetapnya, kurangnya stabilitas mungkin tidak menjadi masalah. Di sisi lain, apa yang akan memotivasi karyawan yang terpaksa menjadi karyawan tidak tetap? Jawaban yang pasti adalah kesempatan untuk menjadi karyawan tetap.

Memotivasi Karyawan yang Memiliki Keterampilan yang Rendah dan Upah yang Minimum

Pada dasarnya, memberikan upah yang lebih banyak lagi kepada karyawan dengan pendidikan dan keterampilan yang terbatas adalah tidak mungkin. Walaupun uang adalah motivator yang penting, namun uang bukanlah satu-satunya imbalan yang dicari pekerja, dan juga bukan satu satunya alat yang dapat digunakan oleh para manajer untuk memotivasi karyawan.

Untuk memotivasi karyawan dengan keterampilan yang rendah dan upah yang minimum, para manajer dapat mengacu pada program pengakuan karyawan. Dalam hal ini, manajer memberikan penghargaan atau pengakuan kepada karyawan bukan dengan uang, melainkan lewat pujian. Misalnya adalah dengan cara seperti memberi tepukan di punggung, atau menyapanya secara tulus dan ramah, serta memberikan perhatian secara pribadi.

Program pengakuan lainnya adalah dengan memasang foto di dinding tertentu untuk karyawan yang dinominasikan atas keberhasilan kinerjanya atau pelayanannya yang dianggap membanggakan. Pengakuan juga dapat diberikan dengan meninggalkan catatan tertutup di kursi karyawan. Catatan tersebut menjelaskan betapa pentingnya pekerjaan karyawan tersebut, atau betapa ia (manajer) menghargai hasil pekerjaannya.

Memotivasi Karyawan dengan Open Book Management

Dewasa ini, banyak organisasi yang melibatkan karyawannya dalam pengambilan keputusan di tempat kerja dengan membuka laporan keuangan. Laporan keuangan yang berisi informasi ini dibuka agar para karyawan termotivasi untuk membuat keputusan yang lebih baik tentang pekerjaan mereka dan lebih mampu untuk memahami implikasi dari apa yang mereka kerjakan, bagaimana mereka melakukannya, dan yang terpenting adalah dampak akhirnya..

Tujuan dari manajemen buku terbuka adalah untuk membuat para karyawan berpikir seperti pemilik, dengan melihat dampak dari pekerjaan atau keputusan mereka terhadap hasil keuangan atau hasil pembukuan perusahaan. Ketika manajer berbagi informasi keuangan dengan karyawan, para karyawan akan dapat melihat hubungan antara usaha mereka, tingkat kinerja, dan hasil operasinya.

Memotivasi Karyawan dengan Pay for Performance

Sebagian besar karyawan tidak melihat hubungan yang jelas antara kinerja dengan bayaran yang diterima. Banyak organisasi yang tidak mengkomunikasikan secara jelas tentang keterkaitan antara apa yang dibayar oleh perusahaan dengan kinerja yang diharapkan dari karyawan.

Pay for performance adalah rencana kompensasi variabel yang membayar karyawan berdasarkan beberapa ukuran kinerja. Bentuk pembayaran ini berbeda dengan rencana kompensasi tradisional, yaitu bahwa dari pada membayar karyawan untuk waktu yang dihabiskan pada pekerjaan, pembayaran lebih baik disesuaikan untuk mencerminkan beberapa ukuran kinerja. Ukuran kinerja ini dapat mencakup hal-hal seperti produktivitas individu, produktivitas tim atau kelompok kerja, produktivitas departemen, atau kinerja laba organisasi secara keseluruhan.

Pay for performance sejalan dengan teori ekspektasi. Untuk memaksimalkan motivasi, individu harus memahami hubungan yang jelas antara kinerja dengan imbalan yang mereka terima. Jika imbalan dialokasikan hanya pada faktor non kinerja, seperti senioritas, jabatan, atau kenaikan gaji yang berlaku untuk semua karyawan, maka karyawan cenderung untuk mengurangi usaha mereka.

Dari perspektif motivasi, upah karyawan yang dihubungkan dengan beberapa ukuran kinerja akan menjadikan karyawan tetap fokus pada usaha yang mengarah pada ukuran kinerja tersebut, kemudian memperkuat kelanjutan usahanya dengan pemberian imbalan. Jika kinerja karyawan, tim, atau organisasi menurun, maka imbalan yang diterima juga akan mengalami penurunan. Dengan demikian, ada insentif atau imbalan untuk menjaga usaha dan motivasi agar tetap kuat.

Berdasarkan hasil penelitian, tampaknya program pay for performance berhasil juga bagi kemajuan perusahaan. Perusahaan yang menerapkan progaram pay for performance, secara finansial menunjukkan hasil yang lebih baik. Program ini memiliki dampak positif terhadap penjualan, kepuasan pelanggan, dan laba perusahaan.

Memotivasi Karyawan dengan Stock Option

Opsi saham adalah instrumen keuangan yang memberikan karyawan hak untuk membeli saham perusahaan (tempat di mana ia bekerja) dengan harga yang telah ditetapkan, biasanya di bawah harga pasar saham tersebut. Konsep dasarnya adalah menjadikan karyawan sebagai pemilik perusahaan, sehingga memberikan mereka dorongan yang kuat untuk bekerja lebih keras lagi bagi kesuksesan perusahaan. Jika perusahaan sukses, maka harga saham perusahaan akan naik sehingga opsi saham menjadi berharga bagi karyawan.

Ketika harga saham perusahaan cenderung mengalami kenaikan, bahkan sebagian karyawan bersedia untuk menukar gajinya dengan opsi saham. Namun, pada saat harga saham sedang merosot, maka opsi saham menjadi tidak berharga karena peluang untuk menjadi kaya melalui opsi saham tidak akan menjadi kenyataan. Dengan kata lain, penurunan harga pasar saham perusahaan akan menjadi demotivator yang kuat, yang akan menghancurkan motivasi karyawan.

Terlepas dari potensi risiko kehilangan nilai akibat merosotnya harga pasar saham perusahaan, program opsi saham tetap dapat dianggap sebagai bagian dari program motivasi secara keseluruhan. Program opsi saham yang dirancang secara tepat dapat menjadi motivator yang kuat bagi karyawan.

Memotivasi Karyawan secara Lebih Efisien dan Efektif

Jika anda seorang manajer yang peduli untuk memotivasi karyawan secara efisien dan efektif, berikut adalah rekomendasi khusus yang dapat diterapkan berdasarkan teori-teori yang ada mengenai motivasi secara keseluruhan:

• Mengakui adanya perbedaan individu karyawan. Hampir setiap teori motivasi kontemporer mengakui bahwa setiap karyawan tidaklah identik. Mereka berbeda dalam hal kebutuhan, sikap, kepribadian, dan variabel individu penting lainnya yang unik.
• Menyelaraskan individu dengan pekerjaan. Banyak bukti telah menunjukkan bahwa motivasi dapat diperkuat dengan adanya keselarasan (kecocokan) antara individu dengan pekerjaan yang digelutinya. Sebagai contoh, sebagian orang yang berprestasi tinggi akan termotivasi apabila mereka memiliki pekerjaan yang memungkinkan mereka untuk turut berpartisipasi dalam penetapan tujuan yang cukup menantang, dan yang melibatkan otonomi serta umpan balik. Di sisi lain, perlu diingat bahwa tidak semua orang akan termotivasi oleh pekerjaan dengan otonomi, variasi, dan tanggung jawab yang tinggi.
• Gunakan tujuan. Literatur tentang teori penetapan tujuan menunjukkan bahwa manajer harus memastikan para karyawan memiliki tujuan yang sulit dan spesifik, serta umpan balik tentang seberapa baik usaha yang mereka lakukan dalam mencapai tujuan tersebut.
• Pastikan bahwa para karyawan merasa yakin dapat mencapai tujuan perusahaan. Terlepas dari apakah suatu tujuan sebenarnya dapat dicapai atau tidak, namun para karyawan yang merasa bahwa tujuan perusahaan tidak dapat dicapai akan mengurangi usahanya karena karyawan tersebut akan merasa tidak perlu memikirkannya. Oleh sebab itu, manajer harus memastikan bahwa para karyawan merasa yakin akan tercapainya tujuan perusahaan, sehingga karyawan tersebut akan meningkatkan usahanya yang mengarah pada pencapaian tujuan kinerja.
• Menetapkan imbalan (selain gaji) berdasarkan kebutuhan masing masing individu karyawan. Pada prinsipnya, setiap karyawan memiliki kebutuhan yang berbeda. Kebutuhan individu yang berbeda ini dapat bertindak sebagai penguat motivasi, dimana penguat motivasi untuk seseorang mungkin tidak belaku untuk yang lainnya. Manajer harus menggunakan pengetahuannya tentang perbedaan kebutuhan karyawan untuk membedakan imbalan lainnya yang perlu diberikan, seperti promosi, pengakuan karyawan, tugas pekerjaan yang diinginkan, otonomi, partisipasi, dan unsur motivator lainnya.
• Mengkaitkan imbalan dengan kinerja. Penting bagi manajer untuk membuat imbalan yang terkait dengan kinerja. Imbalan-imbalan yang penting seperti kenaikan gaji dan promosi perlu diberikan atas pencapaian kinerja karyawan. Manajer harus kreatif mencari cara untuk meningkatkan visibilitas imbalan, yang akan memudahkan manajer untuk lebih memotivasi karyawan.
• Merancang sistem imbalan yang ideal dan sesuai. Setiap karyawan harus memahami bahwa imbalan berbanding lurus dengan input yang mereka berikan bagi perusahaan. Pengalaman, kemampuan, usaha, dan input lainnya harus bisa menjelaskan perbedaan dalam upah dan hasil lainnya. Dalam hal ini, penting bagi manajer untuk merancang sistem imbalan yang ideal, yang mempertimbangkan input secara berbeda untuk mendapatkan imbalan yang tepat untuk setiap keberhasilan pekerjaan. 
• Terapkan pengakuan karyawan. Dalam kondisi perekonomian yang lesu, dimana mengharuskan perusahaan untuk menghemat pengeluarannya, pengakuan terhadap karyawan merupakan cara yang termurah dan berarti untuk menghargai karyawan. Dengan demikian, karyawan akan merasa bahwa pekerjaannya dianggap berharga.
• Tunjukkan perhatian dan kepedulian terhadap karyawan. Pada dasarnya, para karyawan akan melakukan pekerjaannya dengan lebih baik apabila manajernya peduli terhadap mereka. Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan bahwa hasil kinerja biasanya akan lebih baik pada organisasi yang memiliki lingkungan kerja dimana manajernya penuh kepedulian terhadap para karyawannya.
• Jangan mengabaikan uang untuk memotivasi karyawan. Uang merupakan alasan utama bagi kebanyakan orang bekerja. Dengan demikian, peningkatan alokasi gaji berbasis kinerja, bonus, dan insentif lainnya penting dalam menentukan motivasi karyawan. Ini tidak berarti bahwa manajer harus fokus hanya pada uang sebagai motivator. Sebaliknya, jika uang dihapus sebagi insentif, maka orang tidak akan datang untuk bekerja.